Integritetspolicy

1. Introduktion

Detta är Integritetspolicyn för Viola Consulting AB, som tillhandahåller tjänster under namnet VCLabs ("VCLabs", "vi", "oss", "vår"). Vi värnar om din integritet och är engagerade i att skydda dina personuppgifter.

Denna policy beskriver hur vi samlar in, använder och skyddar de personuppgifter du lämnar till oss när du besöker vår webbplats (vclabs.ai) eller kontaktar oss, till exempel via vårt kontaktformulär. I denna roll är VCLabs personuppgiftsansvarig.

How we handle data from Google accounts (Gmail) that customers connect to our service is described in the Google User Data section below.

Additional information about how we handle service data, including roles, data storage in Sweden and AI processing within the EU/EEA, is available on our separate page: Dataskydd & GDPR hos VCLabs.

2. Personuppgifter vi samlar in

Vi samlar in personuppgifter på följande sätt när du använder vår webbplats:

• Information du ger oss direkt: När du använder kontaktformuläret på vår webbplats samlar vi in de uppgifter du anger, t.ex. Förnamn, Efternamn, E-post, Telefon (om ifyllt) och Meddelande.
• Säkerhet och bot-skydd: Vi använder Cloudflare Turnstile för att skydda vårt kontaktformulär mot spam. Detta hjälper oss verifiera att användare är människor. För mer information, se Cloudflare's Integritetspolicy.
• Anonym användningsstatistik: Vi använder ett eget analysverktyg för webbplatsstatistik som är cookieless. Detta verktyg samlar in anonym användningsdata (t.ex. vilka sidor som besöks) som hjälper oss förbättra webbplatsen utan att samla in personuppgifter.

3. Hur vi använder dina personuppgifter

Vi använder de personuppgifter vi samlar in från webbplatsen för att:

• Kommunicera med dig och besvara dina förfrågningar som kommit in via kontaktformuläret.
• Skydda vår webbplats från spam och missbruk (via Cloudflare Turnstile).
• Förstå och analysera hur vår webbplats används (på en anonym, aggregerad nivå) för att kunna förbättra den.

Vi kommer aldrig att sälja, hyra ut eller dela de personuppgifter vi samlar in via webbplatsen med tredje part för deras marknadsföringsändamål.

4. Vem vi delar dina personuppgifter med

Vi delar endast dina personuppgifter med tredje part när det är nödvändigt för att driva webbplatsen:

• Cloudflare: Vi använder deras Turnstile-tjänst för säkerhet. De agerar som vårt personuppgiftsbiträde för denna funktion.
• Vid rättslig förpliktelse: Vi kan bli skyldiga att lämna ut uppgifter till relevanta myndigheter (som polisen) om lagen eller ett domstolsbeslut så kräver.

All datahantering sker inom EU/EES.

5. Lagring och säkerhet

Vi lagrar de personuppgifter vi samlar in (t.ex. från kontaktformulär) på säkra servrar som vi själva driftar i Sverige. Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina uppgifter mot obehörig åtkomst, helt i enlighet med GDPR.

Vi behåller dina personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet (t.ex. hantera din förfrågan) eller så länge lagen kräver, som t.ex. bokföringslagen.

6. Dina rättigheter (som Webbplatsbesökare)

Eftersom vi är personuppgiftsansvariga för de uppgifter du lämnar via vår webbplats, har du följande rättigheter enligt GDPR:

• Rätt till tillgång: Du har rätt att begära en kopia av de personuppgifter vi har om dig.
• Rätt till rättelse: Du har rätt att få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade.
• Rätt till radering: Du har rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter (t.ex. din e-postkonversation med oss), under förutsättning att vi inte har en laglig skyldighet att behålla dem.
• Rätt att invända: Du har rätt att invända mot vår behandling.
• Rätt att lämna klagomål: Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att vi behandlar dina uppgifter i strid med GDPR.

För att utöva dina rättigheter, vänligen kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan.

7. Google User Data (Gmail Integration)

This section describes how VCLabs (Viola Consulting AB) accesses, uses, stores and shares data obtained from Google accounts when a customer connects their Gmail account to our service.

Data we access

When you connect your Gmail account, we request access through Google OAuth with the scope https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify. This allows us to access:

• Email messages and their content (sender, recipients, subject, body and attachments)
• Email labels and metadata
• The ability to create drafts, send emails and modify labels

We also receive OAuth access tokens and refresh tokens that allow our system to access your mailbox on your behalf.

How we use the data

We use Google user data solely to provide and improve the user-facing automation features you have ordered, such as:

• Reading and categorizing incoming emails
• Applying labels to organize your inbox
• Creating draft replies and sending responses according to your configured workflows

We do not use Google user data for any other purpose.

AI processing

Email content may be processed by AI models to classify emails and generate reply suggestions. This processing takes place within the EU/EEA. Google user data is never used to develop, improve or train generalized AI or machine learning models.

Storage and security

OAuth tokens are stored encrypted on servers operated by us in Sweden. Email content is processed only as long as needed to carry out the automation and is not stored permanently unless required for the service you have ordered. Access to systems is restricted to authorized personnel and protected with encryption in transit (TLS) and access controls.

Sharing

We do not sell Google user data. We do not share it with third parties except:

• Subprocessors strictly necessary to provide the service, such as AI processing within the EU/EEA, bound by data processing agreements
• When required by law

We never transfer Google user data to advertising platforms, data brokers or information resellers.

Human access

Our staff do not read your emails unless you have given explicit consent for a specific message, it is necessary for security purposes such as investigating abuse, or it is required by law.

Retention and deletion

You can revoke VCLabs' access at any time at https://myaccount.google.com/permissions or by contacting us at [email protected]. When access is revoked or your agreement ends, we delete stored tokens and any Google user data within 30 days.

Limited Use disclosure

VCLabs' use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

8. Länkar till tredjepartswebbplatser

Vår webbplats kan innehålla länkar till andra webbplatser som inte drivs av oss. Om du klickar på en sådan länk rekommenderar vi starkt att du granskar den webbplatsens integritetspolicy.

9. Ändringar i denna Integritetspolicy

Vi kan uppdatera vår Integritetspolicy från tid till annan. Vi meddelar ändringar genom att publicera den nya policyn på denna sida och uppdatera datumet "Senast uppdaterad" högst upp.

10. Kontaktuppgifter

Om du har frågor om denna Integritetspolicy eller hur vi hanterar dina personuppgifter som webbplatsbesökare, vänligen kontakta oss:

Viola Consulting AB (VCLabs)
E-post: [email protected]